Реализация

Аутстаффинг и аутсорсинг персонала: все плюсы и минусы. Плюсы и минусы работы в аутсорсинговой компании Критерии успешной реализации аутсорсинговых проектов

В. Дворцевая, генеральный директор ГК «ВИЗАВИ Консалт»

В условиях все усиливающейся конкуренции развитие бизнеса зависит от эффективного управления активами, в том числе путем максимальной концентрации ресурсов на профильной деятельности организации. Однако как правило, любая организация «отягощена» непрофильными, но не менее важными для ее функционирования службами: IT, Бухгалтерия, Юридический отдел и т.д. Как не распыляться на все, и, в то же время, успешно существовать и развиваться? Ответ: с помощью выведения непрофильных бизнес-функций на аутсорсинг (от английского «outsourcing» - дословно - использование чужих ресурсов).

Популярность аутсорсинга растет и прочно укореняется в сознании мирового бизнес-сообщества. Но, как известно, у медали две стороны. Давайте оценим достоинства аутсорсинга, принимая во внимание его возможные ловушки.

Итак, что мы относим к преимуществам аутсорсинга?

Аутсорсинг - это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат - уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.
Аутсорсинг - это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг - серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг подразумевает большую прозрачность (оценивается не процесс, а результат в готовом виде). Смена поставщика (аутсорсера) проще, чем смена персонала. При аутсорсинге компания существенно снижает свои риски (разделяя их с аутсорсером).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

В то же время, помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет в себе ряд «ловушек», рисков.

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера - с другой. Избежать
данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия.

Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты - успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды.

Однако помимо «ловушек» аутсорсинга для Заказчиков, есть «ловушки» и для Исполнителей, т.е. самих аутсорсеров:

1. Договор аутсорсинга заключается обычно на длительный период, а это значит, что существует опасность будущих издержек и рисков, т.к. возможен вариант кабальной зависимости от заказчика, работая длительный период без прибыли, а порой и с убытками.

2. Реорганизация им процессов оказания услуг предприятия может побудить его руководство досрочно завершить контракт и снова передать функции обслуживания переданных бизнес-функций внутреннему подразделению, но уже в соответствии с новыми процессами.

3. Ожидание невероятного результата.

4. Изменение потребности (осознания возможностей) в процессе исполнения Договора.

5. Изменение кредитоспособности Заказчика при запланированных ресурсах и непродаваемом уникальном продукте.

Среда современного бизнеса характеризуется следующими факторами:

ѕ Ускорение происходящих в ней изменений

ѕ Изменение позиций потребителя

ѕ Возрастание конкуренции за ресурсы

ѕ Интернационализацией бизнеса

ѕ Дальнейшее развитие научно-технического прогресса

ѕ Развитием информационных сетей.

Современный бизнес сложно представить без аутсорсинга, в силу следующих причин:

1. Большинство современных компаний стремиться к использованию всех достижений современной науки, техники и технологии, чтобы выпускать качественную и конкурентоспособную продукцию, отвечающую всем потребностям покупателей.

2. Современные технологии, как правило, находятся в руках специалистов, которые предоставляют необходимые услуги компаниям-аутсорсерам с выгодой для себя и клиента. Это удобна для обеих сторон, так как каждая компания может сосредоточить собственные ресурсы на развитие своих сильных сторон и перспективных направлений деятельности.

Аутсорсинг позволяет полностью пересмотреть подходы к бизнес системе и управлению этой системой для повышения ее эффективности и достижению конкурентных преимуществ. Построение взаимовыгодных отношений в рамках аутсорсинга лежит в системе долгосрочного стратегического планирования и опирается на современные методы анализа качественного и количественного анализа рынка.

В новых экономических условиях эксперты отмечают два основных тренда на рынке аутсорсинга. Во-первых, повышается интерес к этому виду деятельности в рамках оптимизации затрат. Во-вторых, аутсорсеры вынуждены снижать цены на свои услуги, что приводит к изменению уровня сервиса. Участники рынка отмечают, что сегодня для клиентов важна гибкость аутсорсеров и возможность подстраиваться под сокращающиеся бюджеты.

Наибольшую выгоду от аутсорсинга получают крупные предприятия.

Аутсорсинг -- это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат -- уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.

Аутсорсинг -- это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг -- серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

Помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет и некоторые риски:

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера -- с другой. Избежать

данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия. Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты -- успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды Дворцевая В. «Плюсы и минусы аутсорсинга. Риски сторон» - журнал «Управление персоналом», № 8, 2012 http://www.top-personal.ru

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества	Недостатки
Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе	Утечка коммерческой информации
Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью	Уровень профессионализма сотрудников аутсорсингового предприятия может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне
Экономия на налогах и на зарплате	Снижение качества информации при недобросовестности аутсорсера
Увеличение качества получаемых продуктов или услуг	Большая текучесть персонала
Улучшает инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт	В случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства компания столкнется с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придется начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге
Обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений	Наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям
Ускоряет приобретение ресурсов и навыков	Увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях
Возможность снизать затраты на собственный персонал	Потеря контроля над собственными ресурсами
Снижение стоимости реализации бизнес процессов	Аутсорсинг может ограничивать управленческую гибкость
Снижение рисков	Утечка конфиденциальной информации

Передача в аутсорсинг части функций компании стратегически целесообразна, если:

1) независимые партнеры выполнят их лучше и дешевле;

2) этот вид деятельности не является конкурентно значимым и его передача в аутсорсинг не угрожает ключевой компетенции, возможностям и ноу-хау компании;

3) это снижает риск, связанный с изменениями технологии и/или покупательских предпочтений;

4) это повышает организационную гибкость и оперативность принятия решений, сокращает время разработки и выведения на рынок новых товаров, снижает издержки на координацию;

5) это позволяет компании сосредоточиться на основном бизнесе.

Если Вы когда-нибудь задумывались о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, то у нас для Вас есть две новости. С какой начнем? С плохой или хорошей? Давайте с хорошей! Хорошая новость заключается в том, что плюсов бухгалтерии на аутсорсинге все-таки больше, чем минусов. И так, вот они:

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это экономия

Первый и самый, на наш взгляд, жирный плюс - это стоимость услуг. Как сказал Бенджамин Франклин, – «Остерегайтесь и мелких напрасных расходов, ибо маленькая течь может потопить большой корабль». Вот представьте, что Вы - начинающий предприниматель, Вы только зарегистрировали свое ООО или приобрели официальный статус индивидуального предпринимателя. Вы еще не знаете, как все сложится и каждая вложенная в дело копейка у Вас на счету. Представили? Теперь представьте, что Вы сразу же нанимаете бухгалтера в штат и должны ежемесячно платить бухгалтеру заработанную плату. Размер зар.платы человека, который будет находится в Вашем офисе ежедневно, значительно превышает размер оплаты бухгалтеру по аутсорсингу.

Плюсы аутсорсинга бухгалтерии - нет налогов с зар.платы бухгалтера

Второй плюс, не менее приятный, чем первый, это отсутствие налогов с заработанной платы бухгалтера по аутсорсингу. Дело в том, что при найме бухгалтера в штат необходимо уплачивать страховые взносы с его заработанной платы (порядка 30% от суммы заработанной платы) ежемесячно, а также удерживать из заработанной платы НДФЛ (13% от суммы) и также перечислять в бюджет. Получается к зар.плате бухгалтера нужно прибавить еще почти половину от ее размера, и тогда выйдет реальная сумма затрат на него. При передаче бухгалтерии в аутсорсинговую компанию Вы просто оплачиваете ее услуги на расчетный счет, то есть работаете как с любыми другими поставщиками.

Бухгалтеру по аутсорсингу не нужно рабочее место и оборудование

Несомненным плюсом можно выделить еще и тот факт, что затраты на оборудование рабочего места, покупку компьютера и прочей оргтехники, обучение, канцтовары и так далее ложатся на плечи аутсорсинговой компании. Вам не нужно об этом заботиться.

Профессионализм бухгалтера по аутсорсингу

Следующим пунктом отдельно хотелось бы сказать о компетенции бухгалтера по аутсорсингу. В аутсорсинговой компании нет случайных людей - только профессиональная элита, которая ежедневно занимается только бухгалтерией и ничем больше. Бухгалтер по аутсорсингу знает все системы налогообложения, он легко консультирует клиентов, он постоянно находится во взаимодействии с такими же предпринимателями как Вы и налоговыми органами. Приятно же, когда имеешь дело с экспертом в своей области?

Бухгалтер по аутсорсингу всегда на связи

Аутсорсинговая компания не заболеет и не уйдет в отпуск. Да, да! Если специалист, который занимается Вашей бухгалтерией, уйдет на больничный или в отпуск, то его подменит другой, не менее профессиональный человек. И что уж точно, Вам не придется платить больничное пособие или отпускные. А про случаи с исчезновением штатного бухгалтера при появлении первых требований из налоговой и говорить не стоит.

Плюсы аутсорсинга – ответственность бухгалтера за свои ошибки

Если по вине аутсорсера на компанию будут наложены штрафные санкции или пени федеральной налоговой службой, то данные расходы обязан возместить бухгалтер по аутсорсингу. Это, конечно, не истина в первой инстанции, но в настоящий момент большинство компаний по аутсорсингу бухгалтерских услуг вносят данный пункт в свои договоры. Это делается для большей лояльности компаний-клиентов к аутсорсинговой компании. К тому же контроль за правильностью ведения учета в таких фирмах ведется повышенный, потому как они дорожат своей репутацией и любят своих клиентов.

Минусы аутсорсинга бухгалтерии тоже есть

Как бы замечательно не звучали перечисленные нами плюсы, минусы тоже есть – так называемая, ложка дегтя в бочке меда. Каждый сам для себя решает значимость этой ложки. Итак, минусы:

Вы не видите бухгалтера по аутсорсингу каждый день. Конечно, здесь смотря с какой стороны посмотреть - кто-то любит видеть бухгалтера каждый день, а кто-то проявляет большую самостоятельность. В бухгалтерской компании общение с клиентом происходит по большей части по телефону или через переписку в популярных мессенджерах. Бухгалтер в штате же будет напоминать Вам о необходимости предоставления документов лично и будет пристально следить за сохранностью попадающих к нему документов, конечно, при условии, что это очень хороший бухгалтер.
Если компания крупная с большим количеством ежедневных операций, то переводить бухгалтерию на удаленное обслуживание может быть нецелесообразно. Особенно это касается крупных компаний с большим объемом документооборота. В таких организациях, как правило, есть целый штат бухгалтеров, каждый из которых отвечает за свой участок работы - заработанная плата, материальный стол, производство и так далее. Количество документов в такой организации бывает очень большим. Удаленность бухгалтеров друг от друга или от бизнеса может привести к потере оперативности взаимодействия и увеличении времени на обработку информации, что в эпоху сверхскоростей просто недопустимо.
Вы не можете контролировать бухгалтера по аутсорсингу. Минус, откровенно говоря, сомнительный, потому что, если Вы знаете, как контролировать бухгалтера, то Вам не важно удаленный он или находится в штате компании. А если не знаете – то и штатного контролировать не сможете. Если бухгалтер присутствует в офисе и целый день смотрит в компьютер, это еще не значит, что он делает все правильно и вовремя. Каждый директор несет полную ответственность за бухгалтерский учет в организации, поэтому осуществлять контроль за учетом просто необходимо. К слову сказать, бухгалтерская компания ООО «Контакт» осуществляет учет в он-лайн сервисе Контур-Бухгалтерия. В данной системе каждый директор может контролировать бухгалтера по аутсорсингу и сдачу отчетности во все контролирующие органы.

Принимать решение о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, конечно, предстоит только Вам. И, если Вы решите это сделать, то подойти к этому вопросу нужно со всей серьезностью - узнать, как долго компания работает, какие отзывы есть о ней, как она относится к своим клиентам и так далее.

В России растет число предприятий и организаций, пользующихся бухгалтерским аутсорсингом. Отчасти к этому подталкивает законодательство – ужесточаются требования и ответственность, даже незначительные ошибки обходятся дорого. Но не все решаются передать бухучет сторонней компании. Какие процессы можно доверить подрядчику? Как выбрать надежного партнера? Об этом читайте в нашей статье.

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации. От традиционных услуг внештатного бухгалтера он отличается тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика. Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.

Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации. То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и о соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.

Попробовать аутсорсинг бесплатно

Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета, можно серьезно повысить качество этой работы.

Ключевые причины, по которым ИП и ООО выбирают аутсорсинг , а не просто бухгалтера на «удаленке»:

Удобство и гарантия качества финансовой отчетности;
Оптимизация бизнес-процессов (возможность сосредоточиться на развитиии бизнеса);
Снижение рисков, ведущих к штрафным санкциям или приостановке деятельности организации;
Экономия на расходах (аренда офиса, зарплата).

Сопровождение предприятия должно основываться на принципах взаимоуважения, ответственного партнерства и профессионализма.

Комментарий эксперта

Ольга Данилова , старший бухгалтер-эксперт сервиса Главбух Ассистент

Услуги по ведению бухгалтерии на аутсорсинге в среднем обойдутся вам в 7 000 рублей в месяц. Как это работает на примере . Вы пишете нашему ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы.

Бухгалтерский аутсорсинг в России развивается, интерес к его возможностям увеличивается. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», с 2014 года число фирм, которые воспользовались услугами по ведению отчетности, растет на 5-10 процентов ежегодно.

6 советов по выбору подрядчика для ведения бухгалтерии на аутсорсинге

Руководствуясь этой инструкцией, вы легко подберете надежного партнера, который поможет с бухгалтерскими документами.

Совет 1. Определите целесообразность перехода на аутсорсинг. Не поленитесь потратить время на анализ эффективности работы вашей бухгалтерии. Сравните стоимость подготовки и сдачи отчетности на аутсорсинге. Если качество работы бухгалтерии низкое, а разница в тратах – незначительная, лучше обратиться к внешней компании.

Совет 2. Долгосрочные отношения с партнерами свидетельствуют о том, что исполнитель оказывает услуги высокого качества. Обратите внимание на портфолио – кто уже является клиентом компании.

Совет 3. Проверьте, чтобы у компании была вот такая страховка . Это убережет вас от финансовых затрат, если проверяющие органы выпишут штраф.

Совет 4. Компания, присутствующая на рынке на протяжении длительного периода, более опытная и надежная. Выбирайте проверенные временем компании с бухгалтерами-профессионалами.

Совет 5. Сарафанное радио – самый надежный источник информации. Поговорите с теми, кто уже пользовался услугами компании или работал с ней раньше. Они дадут организации, ведущей бухгалтерию на аутсорсинге, объективную характеристику.

Совет 6. Попросите предварительный вариант договора с аутсорсером и внимательно его изучите. Предложите включить пункты, которые по вашему мнению отсутствуют. Это позволит избежать разногласий с подрядчиком. Дополнительно можно запросить документы, подтверждающие высокую квалификацию сотрудников и их опыт в данной сфере.

Совет 7. Хороший признак для компании - гибкая система ценообразования. Это говорит о том, что вам не будут навязывать дополнительные услуги. Во сколько аутсорсинг обойдется вашей компании, . Идеальный вариант – обсудить стоимость, способы расчета и возможные скидки перед подписанием договора.

Совет 8. Изучите ограничения, узнайте каких клиентов компания не принимает на обслуживание.

Плюсы и минусы вывода бухучета на аутсорсинг

Как любое молодое явление на рынке бизнес-услуг, аутсорсинг имеет преимущества и недостатки. Прежде чем принять решение о переводе своей компании на новые принципы работы с финансовой отчетностью, взвесьте плюсы и минусы такого подхода.

Достоинства	Недостатки
Экономия времени на трудоемких бизнес-процессах	Сложности с вовлеченностью в бизнес-процессы из-за автономности подразделения, занимающегося бухучетом удаленно
Снижение расходов (аренда помещения, покупка лицензированных программ, оборудования, зарплата и обучение)	Потребуется время на поиск надежного подрядчика и выстраивание с ним взаимодействия
Получение услуг высокого качества	Трудно оценить объем работ на долгосрочную перспективу
Отсутствие необходимости самостоятельно искать информацию об изменениях в законодательстве	Несовершенство законодательного регулирования сферы аутсорсинга (в российских законах отстуствуют нормы, прямо регулирующие отношения сторон по договору аутсорсинга понятие "аутсорсинг" также законодательно не закреплено)
Сопровождение судебных споров с налоговой службой	Внешней компании сложно учитывать специфику отношений своего клиента с инвесторами
Ответственность компании-исполнителя за результат и работу своих экспертов
Снижается риск утечки конфиденциальной информации по сравнению с удаленным бухгалтером

Функционал аутсорсинга бухгалтерских услуг

Заключив договор с фирмой-подрядчиком, вы вправе рассчитывать на комплексное обслуживание – качественное ведение бухгалтерии, подготовку отчетности, консультирование и помощь в налаживании отношений с налоговыми органами. Все эти услуги предоставляют, например, .

Итак, какие функции берет на себя компания-подрядчик?

1. Систематизация первичного бухгалтерского документооборота

К нему относят: счета-фактуры, выписки из банковских счетов, квитанции, ордера, акты выполненных работ, платежные поручения и прочее. Правильная подготовка и хранение документов считается важнейшей функцией бухгалтерского аутсорсинга. Это позволяет избежать проблем в случае налоговых проверок.

2. Анализ и автоматизация проверки финансовой информации

Речь идет о формировании регистров (таблиц), в которые вносятся и тщательно перепроверяются операционные данные, отраженные в первичной документации. Цель аутсорсера – добиться максимальной автоматизации регистров, чтобы дальнейшая работа с ними не доставляла проблем. Для этого применяют специализированные компьютерные программы. Отчеты должны обновляться вслед за изменениями в законодательстве.

3. Защита информации бухучета

Получая от заказчика данные о финансовом положении компания для бухгалтерского сопровождения, подрядчик берет на себя обязательства о неразглашении. Кроме заказчика потребовать документы может только налоговая служба или правоохранительные органы.

4. Заполнение бухгалтерской отчетности и отправка документов в ФНС

Передавая эту функцию на аутсорсинг вы гарантированно избежите претензий со стороны налоговиков за срыв сроков подачи документов, если сами не станете причиной задержки

5. Контроль за работой команды бухгалтеров и юристов

Владельцам компании-нанимателя больше не нужно заботиться о том, чтобы исполнители делали все точно в срок и с высоким качеством. Текучка кадров в бухгалтерии также не грозит.

Неотъемлемыми терминами для отечественного бизнес-лексикона в последнее время становятся «аутстаффинг» и «аутсорсинг». Достаточно молодые направления, но зарождаться они начали еще столетия назад в Европе и США, когда стартовала работа разных консультационных, аудиторских и юридических компаний. Расскажем о них подробнее.

В этой статье вы прочитаете:

Кючевые плюсы и минусы аутсорсинга и аутстаффинга персонала

Критерии успешности использования аутсорсинга и аутстаффинга сотрудников

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Аутсорсинг и аутстаффинг персонала – это два близких по духу понятия. Многие руководители до сих пор не понимают, в чем же различия аутстаффинга и аутсорсинга? Поэтому мы решили разграничить эти определения. Важно понимать разницу между ними, в каких случаях каждое из этих определений более уместно.

Аутсорсинг персонала предполагает передачу неключевых функций компании (в частности, юридическое сопровождение, бухгалтерский учет, IT-услуги) для исполнения внешним организациям и подрядчикам, то есть компания передает некоторые производственные функции либо бизнес-процессы на обслуживание другой компании. Основной задачей аутсорсинга становится не финансовая экономия, а разгрузка финансовых, организационных и человеческих ресурсов, чтобы организация смогла сконцентрировать все свои усилия на основной деятельности.

В отечественной практике аутсорсинг обычно выбирается для передачи работ по бухгалтерскому учету, обеспечению функционирования офиса, выполнению транспортных, переводческих, рекламных и IT-работ.

Когда руководителю стоит задуматься об аутсорсинге

Дмитрий Хлебников в своей работе выделил ряд основных критериев, с учетом которых гендиректор принимает решение о передаче процессов на аутсорсинг:

сокращение издержек благодаря использованию полуфабрикатов, продукцию более эффективного контрагента либо за счет изменения структуры своих затрат;
рост качества продукции (предоставляемых работ, услуг);
повышение управляемости, усиливается концентрация компании на основной деятельности;
возможность рыночного привлечения, выбора подходящих специалистов по оптимальному соотношению цены и качества.

Кроме этого, над вопросом аутсорсинга персонала следует задуматься в случае, если вы не можете на 100% загрузить специалиста. Поэтому привлекать его на полную ставку будет нерационально.

Можно ли определить экономическую эффективность аутсорсинга

Принимая решение о выделении непрофильных подразделений, генеральные директоры сталкиваются с одинаковой ошибкой – они пытаются просчитывать, какой экономии на зарплате удастся добиться. Это бессмысленно, поскольку уменьшение издержек происходит не за счет снижения штата. Оптимизация заключается в том, что предприятие концентрируется на ключевых бизнес-процессах, повышая производительность. Реальной целью, к которой компании должны стремиться, заключается в уменьшении затрат на 30%. Но в среднем половина проектов по аутсорсингу не позволяет добиться сокращения издержек (либо подобный эффект достигается лишь в краткосрочной перспективе). Почему складывается подобная ситуация? Причиной провала половины проектов становится не ошибочность использования аутсорсинга, а просто ситуация обусловлена недостаточной подготовкой самой компании и провайдера услуг.

На что обратить внимание при выборе партнера

Член совета директоров компании «КОРУС Консалтинг» своим выступлением вызвал настоящую дискуссию. Неоднократно ему на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, что за благородным желанием снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов скрывается лишь неспособность компаний справляться с какой-то работой самостоятельно – и с нежеланием признавать этот факт. Из-за этого компании допускают возможные ошибки, слепо доверяя бизнес-функции подрядчиков, которые порой не являются достаточно компетентными в соответствующем вопросе. Джон Вон Эйкен выражает уверенность, что поиск партнера в рамках аутсорсинга во многом напоминает попытки найти спутника жизни.

Если не понимаете намерения своего партнера, то и осчастливить его не удастся. Необходимо убедиться – действительно ли деловой партнер отлично разбирается в направлении, в котором позиционирует себя как эксперт? Удастся ли ему справиться с возложенными функциями, оправдав ваши ожидания о качестве, сроке и условиях сотрудничества? Действительно ли обе стороны данного сотрудничества могут рассчитывать на взаимную выгоду в равной степени?

Типовой договор на оказание услуг: образец с пояснениями

Джон Вон Эйкен для профилактики распространенных проблем рекомендует по возможности больше времени уделять для знакомства с деловым партнером. Здесь важно не «влюбляться» очень быстро. Необходимо убедиться в ответственности своего партнера и готовности справиться с поставленными задачами.

Директор по стратегическому развитию и технологиям «Аптечной сети 36,6» Борис Рябов обратил внимание на наличие конфликта интересов клиента и подрядчика . Оптимально, если складываются партнерские и близкие отношения между сторонами – в таком случае можно говорить о минимальном конфликте. В ситуации, когда подрядчик всеми способами стремится заработать, получив клиента любой ценой, возможны определенные проблемы при сотрудничестве. При чрезмерном занижении цен со стороны подрядчика, он в дальнейшем всё же будет стараться компенсировать нормальную рентабельность, что иногда не лучшим образом сказывается на качестве результата. Борис Рябов во время выступления рекомендовал «понять марку поставщика услуг» – раскладывать её на компоненты, оценив еще до заключения сделки.

При этом крайне важно привлекать как подрядчика лишь организацию, оказывающую для заказчика работы или услуги, в объеме которые составляют не больше 50% от потенциальных производственных мощностей. Лишь при подобном условии будете стратегическим клиентом для подрядчика, он будет пытаться добиться повышения объема работ. Для привлечения подрядчика следует проводить открытый тендер. Эффект от аутсорсинговых схем не должен быть менее совокупного роста себестоимости от перераспределения постоянных издержек заказчика.

Аутсорсинг в практике компаний

Виктор Новоченко , директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва

За последние 6 лет мы постепенно передавали для своих аутсорсинговых подрядчиков комплекс юридических, транспортно-логистических, бухгалтерских функций, IT-услуг, некоторые рекламные функции. Ранее в штате была собственная юридическая служба, которая нуждалась в слишком избыточных ресурсах.

Чтобы избежать сокращения работников, решили сделать свою юридическую службу отдельной компанией. Она сначала специализировалась на предоставлении услуг лишь для нашей компании, однако затем было налажено сотрудничество и с некоторыми другими заказчиками.

Для выбора подходящего аутсорсера проводим тендер, поэтому возможны ситуации, когда даже наш бывший юридический отдел не получает заказ, если доступно на рынке более выгодное предложение.

Критерии успешной реализации аутсорсинговых проектов

Высокая конкуренция на рынке этих услуг. При большом количестве компаний на рынке данных услуг, будет проще договариваться о цене услуг. Но приходится признавать, что на сегодняшний день еще не сформировалась высокая конкуренция на отечественном рынке.

В компании имеется персонал для реализации аутсорсинговых проектов. Следует учесть, что эффективная и рациональная организация работы по получению услуги тоже является бизнес-процессом, для которого необходимы соответствующие знания и опыт. Поэтому компания для этого должна располагать квалифицированной командой работников.

Быстрая реакция аутсорсера на изменения ситуации. Если определенный процесс имеет особую значимость для компании, то для его выполнения аутсорсинг не понадобится. Хотя в случае, если внешней службе на практике удается подтвердить свою способность четко и быстро выполнить поставленные задачи, ей можно передать соответствующий бизнес-процесс.

Отработанные технологии предоставления услуг и методика расчетов . Если аутсорсер имеет четкую технологию предоставления услуг и методику расчетов, когда может их представить, объяснить, что и в какой ситуации будет происходить, заказчик сталкивается с меньшими рисками по сравнению с ситуацией, когда ответ на ваши вопросы ограничивается фразой: «Разберемся по ходу дела».

Законченный компонент у аутсорсера. При переходе к аутсорсингу лучше отказаться от бизнес-процесса. В частности, если компания приобретает компонент, с которым можно сразу работать без дополнительных расходов для доработки, это будет оптимальным решением. Если приобретается заготовка, а далее её предстоит доработать – подобную ситуацию эффективной считать не приходится.

Поставщик аутсорсинговых услуг готов развиваться вместе с заказчиком. В частности, для производственного процесса компания обратилась к аутсорсеру, который располагает лишь ограниченными мощностями. Заказчику понятно, что их спустя год уже не хватит для реализации планов компании. Если аутсорсер в подобном случае не готов инвестировать деньги для закупки дополнительного оборудования, заказчику придется задуматься над поиском других альтернатив.

Оптимальное соотношение качества и цены услуг . Нередко заказчики останавливают свой выбор на компаниях, которые специализируются на самых дешевых услугах. Поэтому аутсорсинг часто и оказывается довольно рискованным выбором в отношении качества предоставленной услуги либо товара.

Качество планирования производственной деятельности со стороны обеих сторон. Заказчик должен заранее предупреждать своего аутсорсера про планы. В частности, должен сообщить, что спустя месяц ожидается пик загрузки. Также и от аутсорсера требуется качественно и внимательно планировать собственную работу, чтобы из-за необдуманно набранных заказов не нарушать заявленные сроки.

Аутсорсинг сегодня

Александр Малютин , генеральный директор группы компаний Clearlink, Москва

Каждый проект в сфере недвижимости предполагает какой-то особый набор подрядчиков, которые будут отвечать за архитектуру, управление строительством, инжиниринг. Поэтому использование аутсорсинга в нашей компании – базовая концепция развития. В нашей компании по определенным направлениям работают не только аутсорсеры, но также собственные подразделения.

Рынок аутсорсинга сегодня претерпел действительно качественные изменения. Ранее профессиональные компании имели большой выбор заказов – могли сами решать, с кем хотят работать. Сейчас их услуги стали доступнее, начинают соглашаться на уступки, хотя пока особо стоимость не снижают либо же такие скидки остаются непропорциональными своему рынку.

Обязанности руководителя отдела продаж: ключевые положения

Однако теперь заказчики получили другую проблему – как определить выживаемость аутсорсера. Сейчас за счет сокращения штатов отмечается значительная миграция работников. Хотя всегда лучших пытаются сохранить, ситуация в некоторых компаниях оказывается нездоровой. Чтобы наводить справки о делах компании, основываемся на своих внешних связях (контрагенты, партнеры), также используем открытые источники – информация в газетах, Интернете.

Хотя всё же аутсорсинг сегодня стал очень выгодной и удобной возможностью, отказываться от него не планируем.

Как минимизировать риск ухода от ответственности компании-аутсорсера

Ольга Сингур,

Помогут снизить риски следующие меры:

В договоре с аутсорсинговой организацией обязательно следует предельно детально перечислить услуги, с указанием необходимого уровня их качества, срока и порядка приемки услуг, оснований для ответственности, перечня возможных санкций.

Договор с компанией дополните условием о неустойке. Данный пункт предполагает важное преимущество – при выдвижении требования о неустойке вы не будете обязаны доказывать причинение убытков своей компании (п. 1 ст. 330 ГК РФ). Подрядчик при уплате неустойки должен будет возмещать также убытки, которые понес клиент (ст. 394 ГК РФ). В договоре можно предусмотреть список случаев, при которых предполагается взыскание неустойки и убытков, либо – по вашему выбору – что-то одно. Следует помнить о существующем ограничении – возмещение убытков возможно лишь при условии, что доказана вина специалиста компании-аутсорсера. Хотя на практике часто сделать это непросто.

Удаленные отделы продаж: к чему привела эволюция коммерческих служб

Другой способ защиты – выбор аутсорсера, застраховавшего профессиональную ответственность. В таком случае возмещением понесенных убытков будет заниматься лишь страховая компания. Закон не закрепляет обязательную необходимость страховать профессиональную ответственность для компаний-аутсорсеров. Единственным мотивом, при котором можно побудить подрядчика-аутсорсера страховать свою профессиональную ответственность – повысить свою привлекательность для потенциальных заказчиков.

Аутстаффинг является способом по управлению персоналом, который предполагает оказание услуг в виде предоставления в распоряжение клиента определенного числа сотрудников, которые не будут с ним вступать в любые правовые отношения. Фактически, сотрудник будет находиться на рабочем месте в компании, хотя в её штат не входит.

Несомненные плюсы аутстаффинга

1. Аутстаффинг – помогает с поиском окольных дорожек мимо действующего законодательства, которое заставляет уплачивать налоги за каждого сотрудника в штате.

2. Возможность перенести обязанности и хлопоты работодателя на кадровое агентство.

3. Рекрутинговая компания будет заниматься заменой в случае увольнения либо ухода работника в отпуск.

4. Возможность экономии на затратах по поиску персонала, с уменьшением расходов, необходимых для ведения своего кадрового делопроизводства, бухучета зарплатных начислений и пр.

5. В случае появления конфликта в работе – он будет решаться между работником и кадровым агентством. Следовательно, можете избежать соответствующих сложностей и проблем, связанных с обеспечением трудовых прав для работников.

В рамках аутстаффинга от заказчика требуется лишь один фиксированный платеж для оплаты услуг специализированной компании. За оговоренную стоимость компания-клиент получит в свое распоряжение команду компетентных специалистов. В сущности, сама компания получает возможность изолироваться от всей необходимой кадровой кухни. Хотя фирма должна понимать – кроме всевозможных затрат, в стоимость услуги будет включена также и прибыль агентства.

Минусы аутстаффинга

1. Сегодня слишком мало законодательных документов , регулирующих взаимоотношения между заказчиком, компанией-провайдером и самим работником, который работает по договору аутстаффинга.

2. Отсутствие гарантий. Все в современном обществе привыкли к различным обманам и видам мошенничествам, поэтому всегда важно быть бдительными и внимательными. Многих может насторожить перспектива трудиться в компании через другую фирму, которая фактически не работает. Поэтому часто лучшие специалисты в своей области по такой схеме не работают.

3. Отсутствие имени или бренда у компании-провайдера. Достаточно обидной оказывается ситуация, когда сотрудник работает на достаточно известную компанию, на престижном месте, однако не может получить соответствующую запись в трудовой книжке.

4. Социальные льготы и отчисления . В этом отношении ситуация не совсем понятна. Поскольку точно не установлено, как требуется оформление рабочих отношений между материнской компанией и работником по схеме аутстаффинга. При оформлении отношений в таком случае по трудовому договору, с определенными обязанностями сталкивается не материнская компания, а компания-провайдер. При оформлении гражданско-правового оговора работник не будет иметь определенных прав, на которые рассчитывает от работодателя, и регулируемых Трудовым кодексом.

5. Своевременность оплаты труда. Многие компании на рынке аутстаффинга самостоятельно не способны были производить выплаты зарплаты для для сотрудников – эта задача отводилась заказчику. В результате по различным техническим причинам приходилось сталкиваться с задержкой заработной платы. При этом часто вовсе не было контроля должной выплаты зарплаты, из-за чего возникали спорные ситуации, с длительной задержкой выплат.

6. Сохранение в тайне всей информации о работодателе и сотруднике. Поскольку аутстаффинг предполагает определенные обхождения действующего законодательства, то следует по возможности не афишировать сведения об использовании данной услуги. Особенно с учетом несовершенства законодательного регулирования соответствующих вопросов.

Услуга аутстаффинга предназначается, прежде всего, для зарубежных компаний, которые планируют выйти на российский рынок. Становится достойной альтернативой для открытия филиала или представительств другого вида, которые в итоге могут стать отдельной компанией, отделившись и построив собственный, конкурентный бизнес. Чтобы компании найти квалифицированных сотрудников для развития на новом рынке, могут потребоваться значительные траты времени и сил, учитывая столь ответственную и важную задачу.

При подведении итога следует отметить, что в России аутстаффинг пока находится лишь на этапе развития. Поэтому компании-заказчики должны внимательно и ответственно выбирать провайдера. В противном случае есть риск столкнуться с некомпетентными специалистами и дополнительными проблемами. А главной целью для заказчика становится возможность избежать подобных проблем. При этом провайдеры, ставшие лидерами в своей отрасли, являются самыми надежными и профессиональными для сотрудничества, даря заказчику уверенность в оптимальных решениях с минимумом сопутствующих проблем.

Александр Малютин – генеральный директор компании Clearlink с 2003 года.

Clearlink – группа компаний, сфера деятельности которой является оказание услуг по девелопменту, управлению активами и недвижимостью. Численность персонала – 65.

Ольга Сингур – директор департамента правового консультирования ЗАО «АКГ «Развитие бизнес-систем», Москва

«Развитие бизнес-систем» – компания, предоставляющая аудиторские и консультационные услуги. исленность персонала: 800. Основные клиенты: Администрация Президента РФ, компании «Аэрофлот – Российские авиалинии», «Газпром», РЖД, «Роснефть», «Рособоронэкспорт».

Виктор Новоченко – директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва

«Торговый дом ЗИЛ» – компания, сферой деятельности которой я вялется сбытовая структура АМО «ЗИЛ» (автомобили, спецтехника, запчасти и агрегаты). Численность персонала: 37 000.